Gestion des documents

Lors de réalisation d'un projet collaboratif, de nombreux documents sont émis et échangés entre membres du groupe. Afin de s'y retrouver, il est important de fixer certaines règles qui auront comme principaux objectifs de limiter la profusion de formats de fichiers et de déterminer le contenu du document, et donc à qui il s'adresse.

On comprendra aisément qu'il faut éviter que chacun utilise ses propres formats de fichiers pour émettre des documents : rien ne garanti en effet que les informations contenues seront accessibles à tous les autres membres du groupe. Il est donc important de choisir des formats de fichiers 'communs' que chacun pourra lire. Idéalement on s'arrangera aussi pour que tous les membres disposent des mêmes outils pour les consulter, notamment pour éviter tout problème de compatibilité.

Par exemple, Word et Wordpad sont tous les deux capables d'ouvrir des fichiers au format .doc, pourtant réenregistrer un fichier issu de Word avec Wordpad risque de faire perdre un certain nombre d'éléments de mise en page.

Pour ce qui est de déterminer le contenu du document, le premier indice peut se trouver dans le nom du document. Les 'noms longs' étant désormais accessibles, on pourra y faire apparaître de nombreuses informations :

- un titre explicitant la nature du contenu du document : ex : GameOverview, CharteProgrammation,...

- l'auteur du document, ou son poste au sein du groupe, qui permettra, en fonction de sa place dans la hiérarchie, de qualifier la valeur du contenu du document.

- la version du document : tout simplement indispensable pour éviter les régressions.

Exemple :

C01_GameOverview_v1-5.doc :

 C01 : C pour conception, 01 pour premier : l'auteur est donc le concepteur 'en chef' 

 GameOverview : Le document est un survol du jeu

 v1-5 : le document a déjà fait l'objet de plusieurs révisions

P01_PXX_CharteProgrammation_V1-0.doc :

 P01 : P pour programmation, 01 pour premier

 PXX : P pour programmation, XX pour tous les membres associés : le document est donc réalisé par le directeur technique (P01) et s'adresse à tous les programmeurs (PXX)

Sorti du titre, il est aussi pertinent, quand cela est possible, de réaliser une page de garde détaillant plus précisément le contenu du document. On devrait y retrouver les informations relatives au versionning, une description rapide du contenu du document, qui est l'auteur et à qui est destiné le document.

Un tableau de versionning comprendra généralement la date de livraison de chaque version, le numéro de la version émise, l'identification de l'auteur des modification, ici on notera préférentiellement le nom de l'auteur et accessoirement son poste, un rapide résumé des modifications apportées et la liste des chapitres / paragraphes concernés.

La description rapide du contenu du document doit permettre d'éviter les modifications inopportunes, en plus de prévenir le lecteur sur le contenu : il faut autant que possible éviter de détourner les documents de leurs fonctions initiales : on n'attendra pas d'un "Game Overview" la même précision qu'un "Game Design Document" sur la jouabilité : par exemple, y préciser que la touche F12 servira à effectuer une sauvegarde rapide n'y a pas sa place.

Comme dans le titre, préciser qui est l'auteur du document est important car il permet de jauger de l'importance des informations contenues dans le document. De plus cela permet de ménager les susceptibilité en ne dépossédant pas les auteurs de leur travail.

Enfin indiquer à qui est destiné le document permettra de savoir que l'on peut faire référence à ce document auprès des destinataires, puisqu'en toute logiques, tous y auront eu un accès privilégier.